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Elektronische Zeiterfassung in der Gebäudereinigung Was das System können muss

Zeiterfassungssysteme sind im Gebäudereiniger-Handwerk noch nicht weit verbreitet. Dabei bieten sie – richtig angewendet und implementiert – einige Vorteile. Ein Überblick über branchenspezifische Anforderungen und Anwendungsmöglichkeiten.

Anders als in vielen anderen Branchen ist der Einsatz von Zeit­erfassungssystemen in der Gebäudereinigung nach wie vor eher begrenzt. Ein wesentlicher Grund sind die dezentralen und heterogenen Einsatzorte, in denen die Reinigungskräfte ihre Tätigkeiten verrichten. Nicht selten bedient ein Gebäudedienstleister neben dem großen Verwaltungsobjekt im Gewerbepark auch die kleine Facharztpraxis in der Innenstadt. Dies führt häufig zu Insellösungen oder verhindert die Umsetzung eines unternehmensweit einheit­lichen Systems. Zeiterfassungssysteme ermöglichen grundsätzlich die Kontrolle von Arbeitszeiten und die Datenaufbereitung zur Entgeltabrechnung und Verwaltung von Überstunden. Darüber hinaus stellen Gebäudedienstleister weitere Anforderungen an ein elektronisches Zeiterfassungssystem:

1. Entsendegesetzkonformes Reporting beziehungs­­­weise Speicherung der Daten: Nicht zu unterschätzen ist der Aufwand, den Gebäudedienstleister für die gesetzes­konforme Dokumentation der Arbeitszeiten haben. In der Regel übernehmen dies die Objektleiter oder Vorarbeiter. Auch die spätere Archivierung und Aufbewahrung bindet Kapazitäten. Moderne Systeme stellen die Bewegungs­daten in einer Cloud für den erforderlichen Zeitrahmen und unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit zur Verfügung. Im Bedarfsfall können die Daten abgerufen werden. Für ein entsendegesetzkonformes Reporting ist es erforderlich, dass die aufgezeichneten Daten nicht verändert werden können. Auch die Speicherung muss für mindestens zwei Jahre sichergestellt sein.

2. Schnittstelle in verschiedene Lohnrechnungsprogramme: Wegen der im Vergleich zu anderen Branchen hohen Personalfluktuation ist es wünschenswert, dass nicht nur Bewegungsdaten für die Lohnrechnung, sondern auch Personalstammdaten und Objektdaten zwischen dem elek­tronischen Zeiterfassungssystem und der Lohnrechnungssoftware ausgetauscht werden können. Andernfalls führt dies zu höherem Aufwand aufgrund doppelter Datenpflege und zu einem Mehraufwand bei der Lohn­­erfassung. Standardschnittstellen zu den unterschied­lichen Lohnrechnungsprogrammen wird es wohl kaum geben. Je nachdem, welche Lohnsoftware verwendet wird, ist gegebenenfalls auch mit einer individuellen Anpassung zu rechnen. Zu beachten ist zudem, dass Schnittstellen nicht nur einmalige, sondern auch laufende Kosten produzieren.

3. Je nach Objektart und -größe unterschiedliche Hardwarekomponenten: Die Objektstruktur eines Gebäudedienstleisters ist oft unterschiedlich. Es ist also erforderlich, dass ein Zeiterfassungssystem mit unterschiedlichen Hardwarekomponenten anwendbar ist. Ein großes Terminal mit Fingerscan hat logischerweise in Kleinobjekten keinen wirtschaftlichen Sinn. Im Bereich der Hardware stellen die Anbieter verschiedene Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten zur Verfügung. Vom großen Zeiterfassungsterminal mit Fingerabdruck-Scan bis zur Nutzung eines Telefonanschlusses werden viele Alterna­tiven angeboten. Auch die Nutzung des mitarbeiter­eigenen Smartphones ist denkbar.

4. Zusätzliche Kommunikationsfunktionen wie Warn­meldungen bei nicht besetzten Revieren, Materialbedarfsmeldungen oder Mängel­anzeigen: Die Kosten für die Implementierung eines elektronischen Zeit­erfassungssystems sind sicher nicht unerheblich. Natürlich stellt sich daher die Frage, welchen zusätzlichen Nutzen ein System stiften kann. Schnelle und transparente Kommunikation sind in der Gebäude­reinigung ein wichtiger Erfolgsfaktor. Kann das Zeiterfassungssystem auch dazu genutzt beziehungsweise ausgebaut werden, Informationen vom Objekt in Richtung Objektleitung oder Verwaltung und umgekehrt zu übermitteln? Benachrichtigung über nicht besetzte Reviere, die Möglichkeit Besonderheiten mitzuteilen, Nachbestellungen auszu­lösen, Zusatzaufträge zu melden oder Mängel zu dokumentieren sind nur einige Beispiele, die möglich sind und den Dienstleister unterstützen können. Natürlich haben dies auch die Anbieter erkannt. Es werden unterschiedliche weitere Funktionsmöglichkeiten angeboten.

5. Leichte Bedienbarkeit und geringer Schulungsaufwand: Insbesondere durch die erhöhte Fluktuation sollte der Schulungsaufwand aufgrund einer intuitiven und leichten Bedienung möglichst gering sein. Andernfalls würde dafür wiederum ein erhöhter Aufwand seitens der Objektleiter notwendig. Es ist davon auszugehen, dass die Bedienung für die meisten Benutzer keine große Herausforderung darstellt. Das Ausfüllen von Anwesenheitslisten und die Dokumentation der Reinigungszeiten empfinden auch Reinigungskräfte oft als lästige, was die Motivation, sich mit neuen Systemen zu befassen, sicher steigern wird.

Drei Komponenten gehören immer dazu

Moderne elektronische Zeiterfassungssysteme setzen auf verschiedene Hardwarekomponenten, um insbesondere den Anforderungen der heterogenen Objektstruktur gerecht zu werden. Generell sind für die Zeiterfassung eine mobile Komponente zur Identifizierung des Mitarbeiters, eine stationäre Komponente zur Identifizierung des Standortes beziehungsweise Objektes sowie ein zentraler Server erforderlich. Er wird vom Anbieter zur Verfügung gestellt (Cloud-Lösung) oder kann vom Anwender in den eigenen Räumlichkeiten betrieben werden. Relevante Daten wie Mitarbeiter- und Objektkennung sowie die erfassten Arbeitszeiten werden dabei via Internet übertragen.

Verschiedene Kombinationen sind möglich

Folgende Kombinationen von mobilen und stationären Komponenten finden in der Praxis Anwendung:

1. NFC-Dongle, Bar-Code oder QR-Code (zum Beispiel Schlüssel­anhänger, Chipkarte oder Mitarbeiterausweis) als mobile Komponente zur Identifizierung des Mitarbeiters und Terminal vor Ort im Objekt zur Identifizierung des Standortes: Der Mitarbeiter meldet sich bei Arbeitsbeginn und -ende mit seinem Dongle, Bar-Code oder QR-Code am Terminal an und ab. Die Daten werden über das Terminal an den zentralen Server übermittelt. Dies kann über das Mobilfunknetz oder über ein im Objekt vorhandenes WLAN-/LAN-Netzwerk erfolgen. Die Übertragung via Mobilfunk kann zusätzliche Kosten verursachen und setzt stabilen Empfang voraus. Bei der Nutzung des WLAN-/LAN-Netzwerkes ist die Zustimmung des Auftraggebers erforderlich. Einige Anbieter stellen auch biometrische Terminals zur Verfügung, um die Sicherheit der persön­lichen Identifikation des Mitarbeiters zu verbessern.

2. Smartphone als mobile Komponente und NFC-Dongle, Bar-Code oder QR-Code zur stationären Kennung des Objektes: Ein oder mehrere NFC-Dongles, Bar-Codes oder QR-Codes werden kostengünstig im Objekt angebracht. Zur Erfassung der Arbeitszeiten liest der Mitarbeiter mit seinem Smartphone die Kennung des Objektes an der stationären Komponente aus. Die Datenübertragung an den Server übernimmt das Smartphone. Dabei können zusätzliche Informationen wie GPS-Daten erfasst und übermittelt werden, um sicherzustellen, dass sich der Mitarbeiter auch tatsächlich am Objekt befindet.

3. Smartphone als mobile Komponente und Beacon zur Identifizierung des Standortes: Ein oder mehrere Beacons werden im Objekt fest installiert und durch eine zentrale Netzwerkkomponente gesteuert. Sie übernimmt gleichzeitig die Übertragung der Daten an den zentralen Server über das Mobilfunknetz oder das im Objekt vorhandene WLAN-/LAN-Netzwerk. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt kontaktlos. Die Beacons erkennen das Smartphone des Mitarbeiters innerhalb eines gewissen Abstandes und melden die Daten an die zentrale Netzwerkkomponente.

4. PIN zur Identifizierung des Mitarbeiters und Telefonanschluss im Objekt als stationäre Komponente: Für die An- und Abmeldung der Arbeitszeiten nutzt der Mitarbeiter ein zugewiesenes Telefon im Objekt (vom Auftraggeber zur Verfügung gestelltes Festnetztelefon oder deponiertes Mobilfunktelefon). Bei Anruf einer festgelegten Rufnummer wird der Mitarbeiter aufgefordert, seine persönliche PIN einzugeben. Anhand der übermittelten Rufnummer des Telefonanschlusses wird das Objekt identifiziert und zusammen mit der festen Anrufzeit und der übermittelten PIN im zentralen System gespeichert.

5. Smartphone-App: Einige Anbieter stellen eine Smartphone-App als einheitliche Lösung zur Verfügung. Arbeitsbeginn und Arbeitsende meldet der Mitarbeiter dabei innerhalb der App. Die App bedient sich der durch das Smartphone erfassten Daten (Rufnummer, EMEI-Nummer, GPS-Daten) und sendet sie an den zentralen Server. Die Arbeitszeiten werden in diesem Fall serverseitig ermittelt beziehungsweise gegengeprüft, um eine Manipulation am Endgerät auszuschließen. Erfolgt Zeiterfassung mit der Unterstützung eines Smartphones, kann auch auf das private Smartphone des Mit­arbeiters (Bring Your Own Device) zurückgegriffen werden. In diesem Fall entstehen dem Unternehmen zunächst keine zusätzlichen Kosten. Allerdings ist das Einverständnis des Mitarbeiters zwingend erforderlich. Werden dienst­liche Smartphones zur Verfügung gestellt, empfiehlt sich der Einsatz eines Mobile-Device-Management-Systems. Dadurch verringert sich der Administrationsaufwand und die Sicherheit der Daten wird verbessert.

System von der Stange ist kaum möglich

Auf dem Markt für Zeiterfassungssysteme in der Gebäudereinigung gibt es Anbieter, die den Anspruch haben, für einige oder alle der genannten Punkte eine Lösung zu bieten. Generell ist zu beachten, dass es ein System von der Stange wohl nicht geben wird. Jeder Betrieb ist anders und hat unterschiedliche Voraussetzungen. Ein zeitlicher und auch finanzieller Anpassungsaufwand muss auf jeden Fall einkalkuliert werden. Grundsätzlich gilt: Die Implementierung eines Zeit­erfassungssystems ist ein umfangreiches Vorhaben und erfordert ein gutes Projektmanagement. Es ist zwingend erforderlich, dass im Vorfeld Ziele definiert werden, die sich in einem Pflichtenheft wiederfinden, wenn es um die Anbieterauswahl geht.

Mehr Transparenz für alle Beteiligten

Ein erfolgreich implementiertes Zeiterfassungssystem führt zu mehr Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auch in Richtung des Auftraggebers können durchgeführte Leistungen sichtbarer gemacht werden. Ein funktionierendes System reduziert den Aufwand in der Lohnabrechnung unterstützt das Unternehmen bei seinen Dokumentations- und Archivierungspflichten. Lassen sich im System darüber hinaus weitere Funktionen abbilden (Bedarfsmeldungen, Nachweis von durchgeführten Sonderaufträgen, Qualitätskontrollfunktion), können andere Prozesse im Unternehmen verbessert werden.

Frank Goslowsky/Bernd Schmitt (Kompetenzteam Gebäudereinigung) heike.holland@holzmann-medien.de

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