Schulungsvideos für Reinigungskräfte: Neue Wege bei der Einarbeitung

Schulung und Einarbeitung von Reinigungskräften gestalten sich in der Praxis oftmals schwierig, ­aufwendige und wiederkehrende Unterweisungen kosten Zeit und Geld. Ein Gebäudedienst­leister hat mit einer digitalen Lösung in Form von Schulungsvideos gute Erfahrungen gemacht.

Bilder sagen oftmals mehr als Worte: Bei Schwarzwälder Service gibt es Schulungen für Reinigungskräfte jetzt in Form von Videos. - © Schwarzwälder Service

"Die Aufgaben, mit denen sich Gebäudereiniger befassen müssen, werden immer komplexer", weiß ­Samuel Simon, geschäftsführender Gesellschafter von Schwarz­wälder Service (Villingen-Schwenningen). Besonders das Schulen und Unterweisen gestalte sich aufgrund des hohen Anteils an Mitarbeitenden mit Migrationshintergrund zunehmend schwieriger. "Durch die Corona-Krise kam erschwerend hinzu, dass wir unsere Einarbeitungen und Unterweisungen nicht wie gewohnt durchführen konnten", berichtet Samuel Simon.

Einheitliche Einarbeitung

Auf der Suche nach einer digitalen ­Lösung stieß er auf Schulungsvideos für Reinigungskräfte, die Lars Michalski, ­geschäftsführender Gesellschafter von AS Glas- und Gebäude­reinigungs-Service (Velbert), unter dem Namen Mytutorial entwickelt und auf den Markt gebracht hat. Die ­Videos umfassen Themen wie Grundlagen der ­Unterhaltsreinigung, Arbeits­sicherheit oder Corona-Schutz. Sie sind in elf Sprachen erhältlich beziehungsweise werden durch Untertitel unterstützt. "Die Tutorials gewährleisten eine einheitliche Einarbeitung und gleichen Wissensstand aller Mitarbeiter. Zusätzlich kann rechts- und manipulationssicher nachgewiesen werden, dass gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen stattgefunden haben", sagt Carsten Will, der bei Mytutorial für das laufende Geschäft zuständig ist.

Testphase mit Probeaccounts

Nach einer Testphase mit Probeaccounts hat Schwarzwälder-Chef Samuel Simon sich dazu entschlossen, die Schulungs­videos in seinem Unternehmen mit aktuell 400 Mitarbeitern an fünf Standorten ­einzuführen. "Mytutorial hinterließ bereits beim ersten Test einen positiven Eindruck. Die kurzen Videos zeigen leicht verständlich das, worauf es in der professionellen ­Reinigung ankommt. Die schnörkellose und intuitive Bedienung ist genau so, wie wir uns das vorgestellt haben", sagt Samuel Simon. Carsten Will ergänzt: "Da viele Reinigungskräfte nicht EDV-­affin sind, darf die Software den Nutzer nicht überfordern. Un­sere Aufgabe bestand darin, komplexes ­Wissen leicht verständlich zu vermitteln und gleichzeitig die Nutzerfreundlichkeit zu maximieren."

Die Mitarbeiter ins Boot holen

In den ersten Wochen musste Samuel Simon erst ­einmal Überzeugungsarbeit leisten und bei den Mitarbeitern um Verständnis und Unterstützung werben. "Neu eingestellte Mitarbeiter kennen den ­Ablauf nicht ­anders und sind grundsätzlich sehr offen für diese Form der Einarbeitung, bei den Bestandsmitarbeitern muss man schon mal im persönlichen Gespräch erklären, warum ein einheitlicher Wissensstand aller ­Beschäftigten wichtig ist, um die Qualität unternehmensweit noch weiter zu verbessern", sagt Carsten Will.

Die Mitarbeiter können sich mit ihren eigenen Zugangsdaten in das webbasierte Schulungstool einloggen und die Tutorials ansehen. Nach Abschluss einer Lerneinheit erfolgt ein kurzer Test und es wird ein Teilnahme­zertifikat erzeugt. "Einige Mitarbeiter standen der neuen Software erst einmal skeptisch gegenüber, aber die einfache Darstellung und das leicht verständliche Bedienkonzept schafften die nötige Akzeptanz", berichtet Gloria Beljakovic, Assistentin im Bereich Qualitäts- und Umweltmanagement bei Schwarzwälder Service.

  • Bild 1 von 4
    © Mytutorial
    Die Schulungen können über einen Administrationsbereich individuell gesteuert werden.
  • Bild 2 von 4
    © Mytutorial
    Die Videos decken verschiedene ­Themen in elf Sprachen ab.
  • Bild 3 von 4
    © Schwarzwälder Service
    Hat mit den Schulungsvideos gute Erfahrungen gemacht: Samuel Simon, Geschäftsführer von Schwarzwälder Service.
  • Bild 4 von 4
    © Mytutorial
    Was ist bei der Reinigung zum Beispiel in Sanitärräumen zu beachten? Die Schulungsvideos geben Antworten.

Statt Schulungen in Präsenz

Im Vorfeld war im Unternehmen ­darüber diskutiert worden, ob überhaupt etwas am bestehenden System der ­Objektleiterschulungen geändert werden sollte. Am Ende kam es so. "Da ­Mytutorial ein Mietmodell anbietet, ­buchen wir jetzt einfach Schulungs­umfänge in Ab­hängigkeit der ­Mitarbeiteranzahl", sagt ­Samuel Simon. Ein weiterer Vorteil sei die automatische ­Partizipation an ­Updates und kontinuierlichen Neuerungen. Und nicht zuletzt: "Man muss sich auch einmal ­bewusst machen, was eine vernünftige Ein­arbeitung durch einen Objektleiter ­kostet". Allein die Lohn­kosten für den ­Objektleiter und die Reinigungskraft seien pro Stunde schon mehr als doppelt so hoch wie die monatliche Gebühr pro Mitarbeiter, die bei Einsatz der Schulungsvideos fällig werde.

Objektleiter werden entlastet

"Eine solide und gründliche Einarbeitung ist das A und O einer qualitativ hoch­wertigen Reinigung. Die beste ­Reinigungschemie taugt nichts, wenn sie ­völlig falsch dosiert wird", weiß der Unternehmenschef. ­Seine Bilanz nach einigen Monaten Erfahrung mit den Schulungs­videos: "In der Praxis ist es um ein Viel­faches ein­facher geworden. Unsere Objektleiter konnten entlastet werden, da es nun nicht mehr notwendig ist, dass sie mit den ­neuen Kolleginnen und Kollegen zu ­einem ­bestimmten Termin eine gemeinsame Schulung durchführen müssen. Die Reinigungskräfte ­können bequem von zuhause aus die ­Kurse am Tablet, Smartphone oder Computer erledigen, gleichzeitig können unsere Objektleiter die gewonnene Zeit für ihre anderen Aufgaben verwenden".

Gleicher Wissensstand für alle

"Sobald wir flächendeckend den gleichen Wissensstand bei allen Reinigungskräften haben, wird sich auch die Qualität signi­fikant verbessern", glaubt Lars Michalski, Gründer von Mytutorial, und fügt hinzu: "Dieses Ziel erreichen wir nicht, wenn überall unterschiedlich geschult wird oder im schlimmsten Fall überhaupt keine ­Einarbeitung stattfindet". Das ­Angebot der Schulungsvideos soll nun sukzessive ausgebaut werden – sowohl in Bezug auf die Inhalte als auch auf die Sprachen. ­Zudem sind spezielle Tutorials für die Aufgabenfelder Hotel- und Krankenhausreinigung geplant.

rationell reinigen | heike.holland@holzmann-medien.de