Schulung und Einarbeitung von Reinigungskräften gestalten sich in der Praxis oftmals schwierig, aufwendige und wiederkehrende Unterweisungen kosten Zeit und Geld. Ein Gebäudedienstleister hat mit einer digitalen Lösung in Form von Schulungsvideos gute Erfahrungen gemacht.
"Die Aufgaben, mit denen sich Gebäudereiniger befassen müssen, werden immer komplexer", weiß Samuel Simon, geschäftsführender Gesellschafter von Schwarzwälder Service (Villingen-Schwenningen). Besonders das Schulen und Unterweisen gestalte sich aufgrund des hohen Anteils an Mitarbeitenden mit Migrationshintergrund zunehmend schwieriger. "Durch die Corona-Krise kam erschwerend hinzu, dass wir unsere Einarbeitungen und Unterweisungen nicht wie gewohnt durchführen konnten", berichtet Samuel Simon.
Einheitliche Einarbeitung
Auf der Suche nach einer digitalen Lösung stieß er auf Schulungsvideos für Reinigungskräfte, die Lars Michalski, geschäftsführender Gesellschafter von AS Glas- und Gebäudereinigungs-Service (Velbert), unter dem Namen Mytutorial entwickelt und auf den Markt gebracht hat. Die Videos umfassen Themen wie Grundlagen der Unterhaltsreinigung, Arbeitssicherheit oder Corona-Schutz. Sie sind in elf Sprachen erhältlich beziehungsweise werden durch Untertitel unterstützt. "Die Tutorials gewährleisten eine einheitliche Einarbeitung und gleichen Wissensstand aller Mitarbeiter. Zusätzlich kann rechts- und manipulationssicher nachgewiesen werden, dass gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen stattgefunden haben", sagt Carsten Will, der bei Mytutorial für das laufende Geschäft zuständig ist.
Testphase mit Probeaccounts
Nach einer Testphase mit Probeaccounts hat Schwarzwälder-Chef Samuel Simon sich dazu entschlossen, die Schulungsvideos in seinem Unternehmen mit aktuell 400 Mitarbeitern an fünf Standorten einzuführen. "Mytutorial hinterließ bereits beim ersten Test einen positiven Eindruck. Die kurzen Videos zeigen leicht verständlich das, worauf es in der professionellen Reinigung ankommt. Die schnörkellose und intuitive Bedienung ist genau so, wie wir uns das vorgestellt haben", sagt Samuel Simon. Carsten Will ergänzt: "Da viele Reinigungskräfte nicht EDV-affin sind, darf die Software den Nutzer nicht überfordern. Unsere Aufgabe bestand darin, komplexes Wissen leicht verständlich zu vermitteln und gleichzeitig die Nutzerfreundlichkeit zu maximieren."
Die Mitarbeiter ins Boot holen
In den ersten Wochen musste Samuel Simon erst einmal Überzeugungsarbeit leisten und bei den Mitarbeitern um Verständnis und Unterstützung werben. "Neu eingestellte Mitarbeiter kennen den Ablauf nicht anders und sind grundsätzlich sehr offen für diese Form der Einarbeitung, bei den Bestandsmitarbeitern muss man schon mal im persönlichen Gespräch erklären, warum ein einheitlicher Wissensstand aller Beschäftigten wichtig ist, um die Qualität unternehmensweit noch weiter zu verbessern", sagt Carsten Will.
Die Mitarbeiter können sich mit ihren eigenen Zugangsdaten in das webbasierte Schulungstool einloggen und die Tutorials ansehen. Nach Abschluss einer Lerneinheit erfolgt ein kurzer Test und es wird ein Teilnahmezertifikat erzeugt. "Einige Mitarbeiter standen der neuen Software erst einmal skeptisch gegenüber, aber die einfache Darstellung und das leicht verständliche Bedienkonzept schafften die nötige Akzeptanz", berichtet Gloria Beljakovic, Assistentin im Bereich Qualitäts- und Umweltmanagement bei Schwarzwälder Service.
Statt Schulungen in Präsenz
Im Vorfeld war im Unternehmen darüber diskutiert worden, ob überhaupt etwas am bestehenden System der Objektleiterschulungen geändert werden sollte. Am Ende kam es so. "Da Mytutorial ein Mietmodell anbietet, buchen wir jetzt einfach Schulungsumfänge in Abhängigkeit der Mitarbeiteranzahl", sagt Samuel Simon. Ein weiterer Vorteil sei die automatische Partizipation an Updates und kontinuierlichen Neuerungen. Und nicht zuletzt: "Man muss sich auch einmal bewusst machen, was eine vernünftige Einarbeitung durch einen Objektleiter kostet". Allein die Lohnkosten für den Objektleiter und die Reinigungskraft seien pro Stunde schon mehr als doppelt so hoch wie die monatliche Gebühr pro Mitarbeiter, die bei Einsatz der Schulungsvideos fällig werde.
Objektleiter werden entlastet
"Eine solide und gründliche Einarbeitung ist das A und O einer qualitativ hochwertigen Reinigung. Die beste Reinigungschemie taugt nichts, wenn sie völlig falsch dosiert wird", weiß der Unternehmenschef. Seine Bilanz nach einigen Monaten Erfahrung mit den Schulungsvideos: "In der Praxis ist es um ein Vielfaches einfacher geworden. Unsere Objektleiter konnten entlastet werden, da es nun nicht mehr notwendig ist, dass sie mit den neuen Kolleginnen und Kollegen zu einem bestimmten Termin eine gemeinsame Schulung durchführen müssen. Die Reinigungskräfte können bequem von zuhause aus die Kurse am Tablet, Smartphone oder Computer erledigen, gleichzeitig können unsere Objektleiter die gewonnene Zeit für ihre anderen Aufgaben verwenden".
Gleicher Wissensstand für alle
"Sobald wir flächendeckend den gleichen Wissensstand bei allen Reinigungskräften haben, wird sich auch die Qualität signifikant verbessern", glaubt Lars Michalski, Gründer von Mytutorial, und fügt hinzu: "Dieses Ziel erreichen wir nicht, wenn überall unterschiedlich geschult wird oder im schlimmsten Fall überhaupt keine Einarbeitung stattfindet". Das Angebot der Schulungsvideos soll nun sukzessive ausgebaut werden – sowohl in Bezug auf die Inhalte als auch auf die Sprachen. Zudem sind spezielle Tutorials für die Aufgabenfelder Hotel- und Krankenhausreinigung geplant.
rationell reinigen | heike.holland@holzmann-medien.de