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Gerätemanagement: Den Maschinenpark live im Blick

Das Thema Gerätemanagement wird in der Reinigungsbranche bislang eher stiefmütterlich behandelt. Dabei schlummern hier noch etliche ­Potenziale in ­Sachen ­Effizienzsteigerung. Mit neuen Technologien – Stichwort: Internet der ­Dinge – lassen sich diese erschließen.

Im Durchschnitt machen die direkten Kosten für Geräte und Betriebsmittel lediglich fünf bis sieben Prozent der jährlichen Gesamtkosten aus. Lange wurden sie daher verständlicherweise als Nebenschauplatz betrachtet. Aktuell entsteht aber in der Branche ein Bewusstsein dafür, dass eine Vernachlässigung des ­Gerätemanagements hohe versteckte Kosten mit sich bringt beziehungs­weise sich an vielen Stellen unmittelbar auf ­Arbeitsprozesse und Kommunikationswege auswirkt.

Man denke in diesem Zusammenhang ­etwa an das ungeliebte Thema der Inventarisierung. Häufig herrscht in Betrieben große Ungewissheit hinsichtlich des insgesamt vorhandenen Geräte- und Betriebsmittelbestands, dessen Wert nicht selten den Millionen-Euro-Bereich übersteigt. Oder an die allzu oft mangelhaften oder gar komplett vergessenen Prüfungen beispielsweise von Elektrogeräten (DGUV V3) und Leitern aufgrund falscher Durchführung, Planung und Dokumenta­tion. Ein letztes Beispiel: Fällt ein Scheuer­saugautomat aus, ist womöglich für längere Zeit keine funktionierende Maschine verfügbar, weil die Informationen auf halber Strecke liegen geblieben sind. Dadurch muss entweder manuell gereinigt werden – mit einer Vielzahl der eigentlich kalkulierten Stunden – oder man riskiert den guten Ruf.

Kurzum: In einer Branche wie der Gebäudereinigung, in der jeder Euro dreimal umgedreht wird, gibt es noch viel Potenzial für Effizienzsteigerungen.

Der Status Quo

Derzeit wird Gerätemanagement bei den meisten Firmen in der betrieblichen Praxis in zwei Realitäten gelebt: Einerseits gibt es eine theoretische Realität in Form des ERP-Systems und der Anlagenbuchhaltung im Backoffice. Im Feld und bei den Objektleitern zeigt sich dann andererseits die praktische Realität, welche sich in zahlreichen unterschiedlichen Excel-Listen widerspiegelt, die einmal im Jahr mit Müh und Not aktualisiert werden. Erschwerend kommt hinzu, dass jeder Objektleiter diese Excel-Listen in der Regel auch noch auf andere Art und Weise führt. Beide Realitäten haben oft wenig gemein und sind voneinander abgekoppelt, was letztlich die betrieblichen Prozesse beziehungsweise die Transparenz über den Gerätebestand erschwert. Im Ergebnis führt dies zu zahlreichen teuren Problemen:

  • Problem 1: Prüfungen der Geräte und Betriebsmittel (zum Beispiel DGUV V3 oder Leiterprüfung) werden meist vom Objektleiter manuell geplant, vom Servicepartner in Papierform durchgeführt und teilweise sehr heterogen dokumentiert. Dadurch besteht wenig Vergleich oder Nachvollziehbarkeit. Außerdem bringen die Prüfungen hohe Kosten von jeweils zwischen 15 und 30 Euro pro Gerät mit sich. Dabei könnten die Objektleiter dies eigentlich selber machen – mit der richtigen Unterweisung und geeigneten digitalen Hilfsmitteln.
  • Problem 2: Kaufentscheidungen sind ­heute noch sehr subjektiv geprägt. Der Grund dafür ist, dass die Datenlage fehlt, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. So werden Geräte gekauft, die in der Anschaffung ein paar Euro günstiger sind, im Betrieb dann aber mehrere tausend Euro an Wartungskosten verursachen und/oder aufgrund langer Servicereaktionszeiten bei Stillständen zusätzliche Prozesskosten verursachen (Stichwort: Lebenszykluskosten).
  • Problem 3: Oftmals sind gar nicht so große Gerätschaften nötig, wie sie letztendlich gekauft werden. Das führt dazu, dass diese Geräte wenig im Einsatz sind und wertvolles Kapital binden. Oder auch andersherum: Eventuell würde man eigentlich eine etwas größeren Maschine benötigen und könnte so viele Reinigungsstunden einsparen – man weiß es nur nicht.
  • Problem 4: Serviceprozesse werden bis dato überwiegend manuell durchgeführt, was die Objektleiter viel Zeit kostet. Außerdem werden Serviceprozesse nicht selten wegen Lappalien ausgelöst, was wiederum hohe Kosten verursachen kann – Beispiel Flusensieb bei der Waschmaschine.
  • Problem 5: Durch manuelle Inventarisierung im ERP-System oder auf Basis von Excel haben die meisten Firmen keinen Überblick über den tatsächlichen Gerätebestand. Daraus resultieren mitunter Mehrkosten zwischen 10 und 20 Prozent der jährlichen Maschinenkosten.

Bei all diesen genannten Problemen können neue Technologien wie das Internet der Dinge wertvolle Dienste leisten. Doch auch hier stehen die Reinigungs­firmen vor zwei wesentlichen Heraus­forderungen:

  • Herstellersilos versus gemischte Flotte: Typischerweise haben Reinigungsunternehmen gemischte Flotten, also ­Maschinen und Geräte von mehreren Herstellern. Aktuell ist zu beobachten, dass nahezu jeder Hersteller versucht, seine eigene proprietäre Silo-Lösung für das Management seiner eigenen Geräte auf den Markt zu bringen – verständlich, denn er möchte sich differenzieren und den Kunden binden. Die Reinigungsfirma hat jedoch meist ein begrenztes Interesse daran, sich so eng an einen Maschinenlieferanten zu binden beziehungsweise möchte sich ein gewisses Maß an Unabhängigkeit bewahren. Außerdem haben die Dienstleister nicht nur Reinigungsgeräte im Bestand, sondern daneben zum Beispiel auch Minibagger, PKWs, Elektrowerkzeuge und so weiter.
  • Laufende Kosten versus wirtschaftliche Anforderungen: Heutige Digitalisierungslösungen von Herstellern kosten teilweise zwischen 10 und 30 Euro pro Gerät und Monat. Das ist für die meisten Reinigungsfirmen zu teuer und macht einen wirtschaftlich sinnvollen Business-Case sehr schwierig. Der Grund für diese hohen Kosten ist, dass die Mehrzahl der Maschinenbauer den traditionellen Ansatz des Data-Streaming verfolgt. Dahinter steht der Anspruch, möglichst viele ­Daten in einer hohen Auflösung zu generieren (Stichwort: Big Data). Allerdings: Je mehr Daten versendet werden, desto höher sind die anfallenden Kosten für Konnektivität, Hosting und IT-Infrastruktur. Dabei sind oft gar nicht die vielen Gigabyte an rohen ­Maschinendaten interessant, sondern nur solche, die zwingend für die Steuerung der Prozesse notwendig sind (Stichwort: Small, but Smart Data).
Eintieg ins digitale Gerätemanagement

Die technische Umsetzung

Um eine umfassende und zugleich effiziente Digitalisierung des Geräte- und ­Betriebsmittelmanagements zu ermöglichen, gilt es zunächst, die unterschiedlichen Einsatzbereiche und Funktionalitäten der Betriebsmittel in Betracht zu ziehen. So bietet zum Beispiel ein Aufsitz-Scheuer­saugautomat andere Möglichkeiten als ein Staubsauger oder eine Leiter. Das Ziel sollte jedenfalls nicht die ­eierlegende Wollmilchsau sein, mit der man alles abdecken kann, sondern vielmehr eine i ntelligente Symphonie aus unterschiedlichen Connectivitymöglichkeiten zusammenzustellen: von Funk-IoT-Modulen über Bluetooth-Tags oder NFC-Transponder bis hin zu ­QR-Codes.

All diese Technologien lassen sich auch miteinander verknüpfen: So kann zum Beispiel der Bluetooth-Tag auf dem Staubsauger mit dem IoT-Modul (IoT steht für Internet of Things) im Scheuersaug-­Automaten kommunizieren. Dabei handelt es sich um eine kleine intelligente Box, die an die Maschine angeschlossen wird und dann als Gateway die Daten der Flotte sammelt, ­diese verarbeitet und mithilfe einer SIM-Karte DSGVO-konform in die Cloud sendet. Damit spart man einerseits Kosten und schafft andererseits eine ­weitreichende Abdeckung.

Worauf es bei der Einführung eines digitalen Geräte­managements ankommt – am Beispiel des ­österreichischen Dienstleisters BlitzBlank

Thomas Dannhof

Herr Dannhof, was hat BlitzBlank dazu bewogen, ein digitales Gerätemanagement einzuführen?

Thomas Dannhof: Zum einen, dass wir in der Vergangenheit nie recht wussten, wo sich unsere Assets befinden. Zum Teil kam es bei Beendigung eines Objektes sogar zu Schwund. Zum anderen wollten wir die Laufzeiten der Maschinen optimieren, da wir unsere Maschinen meist über ein Mietmodell beschaffen und betreiben. Denn wir haben festgestellt, dass das subjektive Empfinden der Objektleiter über den Maschinenbedarf mitunter stark von den tatsächlichen Laufzeiten abweicht. Das digitale Gerätemanagement schafft hier Klarheit. Letztlich geht es darum, in Zukunft weniger, dafür aber die richtigen Maschinen zu haben. Zusammengefasst: Es geht erstens um die automatisierte Inventarisierung und zweitens um das Thema Leistungsüberprüfung der Gerätschaften.

Wie nutzt BlitzBlank die gewählte Toolsense-Plattform im Detail?

Thomas Dannhof: Zunächst haben wir ein „digitales Typenschild“ kreiert, über das wir mittlerweile alle Maschinen erfassen. Ausgestattet mit einem entsprechenden QR-Code wissen wir also applikationsunabhängig immer, um welche Maschine mit welcher Seriennummer es sich handelt. Damit lässt sich unter anderem der Wartungsprozess optimieren. Tritt ein Problem auf, wird ein Ticket erstellt und anschließend der Wartungsprozess bis hin zum Lieferanten digital abgewickelt. Weiterhin nutzen wir statistische Features und nicht zuletzt auch die Möglichkeit des Trackings.

Von wie vielen digitalisierten Maschinen und Geräte sprechen wir ?

Begonnen haben wir mit unseren rund 40 Bodenreinigungsmaschinen. Aktuell haben wir knapp 500 Assets von rund 25 verschiedenen Herstellern und damit bis ­dato rund 70 Prozent unseres gesamten Geräteparks an das System angebunden – von den Bodenreinigungsmaschinen über Hochdruckreiniger, Staubsauger und Waschmaschinen bis hin zu Hilfsmitteln wie Leitern oder auch Sicherungsgurte. Wobei natürlich noch nicht alle dieser Geräte bis hin zum Wartungsprozess voll integriert sind, da dies immer mit davon abhängig ist, inwieweit der Hersteller ebenfalls das Gerätemanagement unterstützt.

Mit welchen Kosten ist dafür zu kalkulieren?

Thomas Dannhof: Das ist pauschal schwer zu beantworten und hängt stets von der individuellen Ausgestaltung der Plattform ab. Bei BlitzBlank haben wir definiert, dass uns ein IoT-Modul fünf Prozent der Investitionskosten über die Maschinenlaufzeit gesehen wert ist. Konkret bewegen wir uns momentan im Durchschnitt zwischen 20 und 25 Euro pro Maschine und Jahr. Digitales Gerätemanagement ist jedoch kein Projekt, das sich im ersten Jahr rechnet. Es amortisiert sich vielmehr über die Zeit, und zwar durch zwei Dinge: Zum einen senken wir mittelfristig unsere Maschinenkosten sicher um bis zu 15 Prozent, zum anderen sparen wir uns dadurch enorm Personalressourcen.

Was muss ein Dienstleister beachten, wenn er einen vergleichbaren Weg einschlagen möchte?

Thomas Dannhof: Man muss in die Köpfe der Leute hineinbekommen, dass digitales Gerätemanagement kein Kontrollmedium ist, sondern ein Werkzeug, das sie dabei unterstützt, ihre Arbeit mit geringerem Aufwand besser zu erledigen. Daher ist es essenziell, bereits im Vorfeld alle möglichen Kommunikationswege zu gehen, um die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Wenn sie nicht dahinterstehen, kann man sich das ganze System sparen.


Außerdem ist es wichtig, sich genau zu überlegen, welche Daten für eine Optimierung der wirtschaftlichen Entscheidungsfindung und der operativen Prozesse notwendig sind. Man denke zum Beispiel an automatische Meldungen, wenn die Maschine den ihr zugewiesenen Ort verlässt oder außerhalb der Kernzeiten bewegt wird. Erfahrungsgemäß geht es dabei oft um einige wenige Datenpunkte, die wirklich benötigt werden – dann aber in der richtigen Qualität, von ­allen Gerätschaften und zu gerechtfertig­ten Kosten. Eine Technologie, die sich hierbei bewährt hat, ist das sogenannte Edge-­Computing. Dabei werden die Daten laufend auf dem direkt an der Maschine angebauten IoT-Modul analysiert und es werden nur die für eine Auswertung relevanten ­Erkenntnisse in die Cloud geschickt (zum Beispiel Laufzeiten, Warnungen oder ­Abweichungen). So lässt sich das zu übertragende Datenvolumen niedrig halten, entsprechend gering fallen auch die Kosten aus.

Wichtig ist zudem, eine skalierbare IT-Infrastruktur zu wählen, die mit hohen Datenmengen und Workload zurechtkommt – etwa Microsoft Azure oder Amazon Web Services (AWS). Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit auf eigene ­ Inhouse-Server und On-Premise-Lösungen zurückgegriffen. Wenn es um IoT-Lösungen geht, ist davon ist definitiv abzuraten, da sonst die Kosten für Betrieb und Wartung schnell in die Höhe gehen können.

Nicht zuletzt ist auf eine einfache Bedienbarkeit des Systems zu achten und auch auf dessen Tauglichkeit für den mobilen Einsatz. In den Objekten stehen die Mitarbeiter meist unter hohem Zeitdruck und müssen sich schnell zurechtfinden können. Ist dies nicht ausreichend gegeben, setzen die Mitarbeiter die Systeme womöglich nicht ein und greifen wieder auf Altbekanntes zurück – unter anderem auf Excel und Papier. Eigentlich unverständlich, denn: Im privaten Bereich gehen Mitarbeiter tagtäglich mit diversen Software-Tools um (WhatsApp, Facebook, Uber et cetera) und sind dabei bereits an gewisse Usabilitystandards gewöhnt. Exakt diese erwarten sie dann aber auch von den Softwareanwendungen im beruflichen Umfeld.

Live in wenigen Tagen

Es gibt bereits Systeme wie zum Beispiel Toolsense am Markt, die den Einstieg in das digitale Gerätemanagement erleichtern und mit denen man innerhalb weniger Tage die angesprochenen Vorteile der IoT-Technologien nutzen kann. Erfahrungswerte belegen, dass eine Reinigungsfirma mit rund 30 Millionen Euro Umsatz durch ein ordentliches Gerätemanagementsystem zwischen 10 und 20 Prozent der Maschinenkosten einsparen sowie jährliche Prüfungskosten um bis zu 70.000 Euro reduzieren kann. Und die Objektleiter sparen pro Jahr bis zu 100 Stunden an Arbeitszeit.

Neben Dienstleistern wie BlitzBlank (siehe hierzu Interview auf Seite 26), Breer Gebäudedienste, Henning Facility Services oder TS Dienstleistungen setzen auch Hersteller/Händler wie Cleanfix, ­Columbus, Henning, i-team, Kenter, ­Numatic, Pacvac, Stihl und Stangl Reinigungstechnik die Toolsense-Plattform ein.

Alexander Manafi | guenter.herkommer@holzmann-medien.de

Alexander Manafi

Alexander Manafi ist CEO und Mitbegründer von Toolsense. Mit der gleichnamigen Software- und IoT-Lösung gewann das Start-up unter anderem den Innovation Award im Rahmen der Interclean 2020 in der Kategorie E-Cleaning.

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