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App für Gebäudereiniger

Vor etwa einem Jahr hat ein Start-up aus Friedrichshafen ein digitales Leit-, Kontroll- und Kommunikationssystem für Reinigungsvorgänge auf den Markt gebracht, das unter anderem eine einfache und günstige Lösung zur systematischen Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern bietet. Wir haben das Unternehmen besucht und uns die Software näher angeschaut.

Übersichtliche Darstellung der Aufgaben in der App Novoworker
Die App Novoworker bietet eine übersichtliche Darstellung der Aufgaben, die nach Erledigung abgehakt werden. So können keine Aufgaben mehr vergessen werden. -

Nur einen Steinwurf von der Uferpromenade am Bodensee entfernt, inmitten von Friedrichshafener Ein- und Mehrfamilienhäusern, findet man bei genauerem Hinsehen unter den ganzen Müller- und Schneider- Klingelschildern auch eines mit dem Titel Novoworker. Was von außen nicht gerade wie ein innovatives Start-up wirkt, ist im Inneren gerade dabei, die Art und Weise der Aufgabenbearbeitung von Reinigungsvorgängen zu revolutionieren. Oder, um es mit den Worten des Gründers Sven Häring auszudrücken: "Hier entsteht etwas ganz Großes."

Denn mit der Software Novoworker hat Härings Team in drei Jahren Entwicklungsarbeit ein marktfähiges Leit-, Kontroll- und Kommunikationssystem für Gebäudereiniger entwickelt, das zentrale Funktionen wie systematische Arbeitszeiterfassung, Aufgabenmanagement, Dokumentation sowie statistische Auswertung in einem bündelt. Das Ganze soll auch noch schnell verständlich und einfach zu bedienen sein. Wir haben den Praxistest gemacht.

Mit dem Smartphone Reinigungsvorgänge organisieren

Wolfgang Baur, technischer Hausmeister beim Gebäudedienstleister Novo Clean, steht in der Tiefgarage des Medienhauses am See in Friedrichshafen, zückt sein Smartphone und sagt: "So! Dann wollen wir mal sehen, was heute alles ansteht." Er öffnet die App Novoworker, meldet sich mit seinem Account an, wählt das Medienhaus als Objekt aus und liest unter Aufgaben für heute vor: "Kontrolle, ob Störungen am Schalter im EG angezeigt werden." Denn dort befindet sich versteckt in einem Wandschrank das Kontrollsystem für die Lüftungsanlage.

Und tatsächlich: Ein rotes, blinkendes Licht zeigt einen Fehler an. Direkt neben der Anlage klebt fast schon unsichtbar ein kleiner NFC-Chip an der Schrankwand. Mit einer schnellen Handbewegung fährt Baur mit der Rückseite seines Smartphones darüber und macht ein Foto von dem roten Licht. "Ich fotografiere das jetzt ab, um zu beweisen, dass ich da war, das Licht zur Kenntnis genommen habe und die Störung beheben werde", erklärt Baur.

Mit Fotos die erledigte Arbeit in der App dokumentieren

Nachdem er die Lüftungsanlage im Keller repariert hat, geht er noch einmal nach oben ins Erdgeschoss zur Kontrollanlage − das rote Licht blinkt jetzt nicht mehr − und auch davon macht Baur ein Foto. Die Aufgabe kann er nun in der App mit einem Haken als erledigt kennzeichnen, inklusive Fotodokumentation der getanen Arbeit.

Das Prinzip, das hinter Novoworker steckt, ist einfach: An wichtigen Punkten im Objekt werden beliebig viele NFC-Chips angebracht, die die Reinigungskraft mit ihrem Smartphone anchipt. Anschließend erscheinen auf dem Handydisplay die auf dem Chip hinterlegten Arbeitsanweisungen für den heutigen Tag und den entsprechenden Raum. Dabei kann ein Chip nur eine Aufgabe beinhalten, zum Beispiel "Seifenspender auffüllen", oder aber auch mehrere Arbeitsanweisungen, die in verschiedenen Räumen im ganzen Gebäude erledigt werden müssen, wie das Beispiel von Baur zeigt.

Die Aufgaben werden auf NFC-Chips gespeichert

Hat die Reinigungskraft eine Aufgabe bearbeitet, kann sie diese mit einem Häkchen als erledigt kennzeichnen. Die Chips selbst werden im Vorfeld von der Objektleitung mit Hilfe des webbasierten Systems programmiert, die dort hinterlegten Aufgaben und Reinigungsintervalle können jederzeit aktualisiert werden. Auch können Dokumente für die Reinigungskräfte hinterlegt werden, wie Arbeitsanweisungen oder Sicherheitsdatenblätter.

Die App ist aber nicht nur als Leitsystem gedacht, sondern beinhaltet noch zusätzliche Funktionen, wie eine einfache und günstige Lösung zur systematischen Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern, wozu gemäß EuGH-Urteil vom Mai 2019 jeder Unternehmer künftig verpflichtet ist. Außerdem beinhaltet die App ein Ticketsystem, einen firmeninternen Messenger, Fotodokumentation der geleisteten Arbeit, Kommentarfunktion, ja selbst Führerscheinprüfung und Arbeitsscheinerstellung sind mit der App möglich. Letzterer kann direkt auf dem Handy unterschrieben und bei Bedarf sofort per E-Mail an den Kunden weitergeleitet werden.

Möglichkeit, die Arbeit der Objektleitung zu kontrollieren

Für Häring, Gründer des webbasierten Systems und Geschäftsführer der Novo Clean Dienstleistungen in Friedrichshafen, zu der auch Novoworker gehört, war es besonders wichtig, ein System zu entwickeln, das praxisbezogen und leicht verständlich ist. "Ich bin in meinem Arbeitsalltag immer wieder auf Probleme gestoßen, die ich nicht beheben konnte", sagt Häring. Zum Beispiel, dass es keine Möglichkeit gab, die Arbeit der Objektleitung zu kontrollieren, vielmehr wurde sie zu einer undurchsichtigen Blackbox.

Aber auch Arbeitsleistungen zu dokumentieren fiel Häring schwer. Das sei gerade bei Schadensfällen sinnvoll, wenn zum Beispiel nachträglich geklärt werden muss, ob der Winterdienst ordnungsgemäß ausgeführt wurde. "Das wollte ich so nicht hinnehmen und habe zusammen mit einem befreundeten Programmierer ein webbasiertes System entwickelt, das Reinigungsvorgänge digital unterstützt", sagt Häring.

Datenhoheit liegt beim Kunden

Ursprünglich nur für den firmeninternen Gebrauch gedacht, hat sich das System in der Praxis so gut bewährt, dass Häring sein Produkt vor etwa einem Jahr auf den Markt gebracht hat. "Man könnte sagen: Dank der App weiß ich nun immer, wer was wann wo und wie gemacht hat", sagt er. Mit Hilfe des Systems wird somit nicht nur gewährleistet, dass der Mitarbeiter dank einer einfachen Übersicht keine Aufgabe mehr vergisst.

Daneben ist Novoworker auch betrugssicher, denn die Reinigungskraft kann eine Aufgabe nur abhaken, wenn sie vorher den entsprechenden Chip vor Ort gescannt hat. Außerdem werden alle gemachten Fotos zur Dokumentation nicht in der Galerie des Smartphones gespeichert, sondern auf dem Server des Unternehmens oder falls gewünscht auf dem Server von Novoworker. Der Mitarbeiter muss also jedes Foto neu aufnehmen und kann nicht auf bereits gemachte aus der eigenen Galerie zurückgreifen.

Umstellung von analog zu digital

Auch wenn Baur inzwischen sehr selbstsicher mit dem Smartphone umgeht, Fotos schießt wie ein Profi, Chips anvisiert, Häkchen setzt, Kommentare einfügt, Nachrichten verschickt und vieles mehr – ganz so einfach war die Umstellung von der analogen Aufgabenbearbeitung mit Arbeitsscheinen hin zur digitalen mit der App doch nicht. "Ich habe etwa ein halbes Jahr gebraucht, um die neuen Abläufe reinzukriegen", sagt Baur.

"Aber inzwischen hat mich das System so überzeugt, dass ich nicht mehr wechseln möchte." Der ganze Papierkram sei nun Vergangenheit, mit dem Leitsystem könne er keine Aufgabe mehr vergessen und mit ein bisschen Übung könne man auch als Silver Surfer, der nicht mit dem Smartphone aufgewachsen ist, die neuen Abläufe schnell lernen.

Neue Funktionen für die App sind bereits in Planung

Damit die Nutzer mit dem System auch weiterhin so zufrieden sind wie Baur, arbeitet Novoworker schon jetzt stetig an Verbesserungen und neuen Ideen, die in das System implementiert werden sollen, wie eine Inventarverwaltung für Fuhrpark und Reinigungsmaschinen, sodass Betriebsstunden, nächster TÜV-Termin und der Zustand der Maschine direkt in der App abgelesen werden können. Oder an der Funktion, dass die Objektleitung einen Arbeitsvertrag direkt am Tablet erstellen und mit einem mobilen Drucker im Auto ausdrucken kann.

"Wir rechnen damit, in den nächsten drei Jahren deutlich zu expandieren", sagt Häring. "Unser ursprüngliches Ziel von 100 Downloads der App im Jahr 2019 haben wir schon jetzt überschritten und das Ziel daher auf 500 erhöht."

Vor allem in der heutigen Zeit, wo die Digitalisierung in aller Munde ist, sieht Häring in seinem System großes Potential. "Die Angebote der verschiedenen Dienstleister für eine Ausschreibung unterscheiden sich doch nur marginal", sagt er. Aber mit der Nutzung von Novoworker könne der Gebäudereiniger dem Kunden ein wertvolles Verkaufsargument liefern, vor allem mit der Fotodokumentation. "Der Kunde sieht endlich mal, was der Hausmeister den ganzen Tag lang macht – oder eben nicht macht", sagt Häring.

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